Ausgangssituation
Boehringer Gastro Profi betreibt ein umfangreiches B2B-Geschäft im Bereich Gastronomiebedarf, Hotellerieausstattung, Großküchentechnik und professioneller Betriebsausstattung. Der bestehende digitale Vertrieb lief über Prodexa und war stark von gewachsenen Prozessen, manueller Abstimmung und externen Plattformen geprägt. Gleichzeitig stiegen die Anforderungen der Kunden deutlich: Bestandskunden erwarteten individuelle Preise, eigene Sortimente, digitale Bestellmöglichkeiten, kundenspezifische Artikelnummern und die Anbindung an externe Einkaufsplattformen. Besonders Key Accounts hatten spezifische Anforderungen an Sortimente, Rechnungsadressen, Preisstrukturen, Freigabeprozesse und eProcurement-Systeme. Parallel dazu sollten klassische Bestandskunden, kleinere Gastronomiebetriebe und Neukunden über einen modernen Onlineshop erreicht werden. Mit mehreren tausend aktiven Kunden, zehntausenden Artikeln und bis zu 200 relevanten Lieferanten war schnell klar: Es ging nicht nur um die Ablösung eines Shopsystems, sondern um den Aufbau einer zentralen B2B-Commerce-Plattform.
Zentrale Herausforderungen
- Ablösung der bestehenden Prodexa-Plattform.
- Aufbau eines modernen Shopify-Shops für B2B-Kunden.
- Abbildung individueller Preise, Kundengruppen und Sortimente.
- Integration von SparkLayer als B2B-Erweiterung.
- Anbindung externer Einkaufsplattformen wie Onventis, Ariba, FutureLog oder BirchStreet.
- Strukturierung komplexer Preislogiken mit individuellen Rabatten und Mindestdeckungsbeiträgen.
- Überführung umfangreicher Produktdaten in ein verwaltbares Shopify-Datenmodell.
- Harmonisierung von Anforderungen aus Vertrieb, Innendienst, Außendienst, Einkauf und Marketing.
- Befähigung des internen Teams zur eigenständigen Pflege des Systems.
"Wie kann eine zentrale B2B-Commerce-Plattform geschaffen werden, die individuelle Kundenanforderungen, Preisstrukturen, Sortimente und externe Einkaufsprozesse abbildet – und gleichzeitig interne Abläufe vereinfacht, skalierbar macht und langfristig den digitalen Vertrieb stärkt?"
Lösungsansatz
Shopify wurde als zentrale Commerce-Plattform eingeführt und mit SparkLayer um B2B-Funktionen erweitert. Ziel war ein System, das klassische B2B-Prozesse digital abbildet und gleichzeitig flexibel genug für komplexe Key-Account-Anforderungen bleibt. SparkLayer übernahm zentrale Funktionen wie kundenspezifische Preise, Firmenkunden, Preislisten, Mengenregeln, Bestellfreigaben und individuelle Konditionen. Dadurch konnten unterschiedliche Kundenszenarien innerhalb eines Systems umgesetzt werden: Bestandskunden mit Rabatten, Key Accounts mit eigenen Sortimenten, Kunden mit Punchout-Anbindung, standortspezifische Rechnungs- und Lieferadressen sowie Neukunden über B2B-Registrierung. Der neue Shopify-Shop sollte nicht nur Bestellungen ermöglichen, sondern als operatives Werkzeug für Vertrieb, Marketing und Kundenservice dienen. Deshalb wurde das Setup so geplant, dass BGP Produkte, Preise, Inhalte, Kundengruppen und Marketingmaßnahmen langfristig eigenständig verwalten können.
- 1B2B-Shop auf Shopify-Basis
- 2SparkLayer für Kundengruppen, Preislisten, Firmenkunden und Mengenlogiken
- 3Kundenspezifische Preislisten und Rabattgruppen
- 4Individuelle Sichtbarkeit von Produkten und Kategorien
- 5Abbildung von Verpackungseinheiten und Mindestmengen
- 6Punchout-Anbindung an Onventis und Vorbereitung weiterer eProcurement-Anbindungen
- 7B2B-Registrierung und Freigabeprozesse
- 8Anfrageformulare für Produkte, Beratung und Großküchentechnik
- 9Importprozesse für Produktdaten, Preise, Kundendaten und Metafelder
- 10Brevo-Integration für CRM, Leads und Kundenkommunikation
- 11SEO-, Tracking- und Conversion-Grundlagen
- 12Schulung des Teams für den operativen Betrieb
Herausforderungen im Detail
Die zentrale Herausforderung lag in der Verbindung aus technischer Migration, komplexer B2B-Logik und organisatorischer Neuausrichtung.
Zunächst mussten gewachsene Vertriebsprozesse analysiert und in klare Kundenszenarien übersetzt werden. Unterschiedliche Kundentypen, Preislogiken, Sortimente und Einkaufswege waren historisch entstanden und nicht durchgängig dokumentiert.
Besonders anspruchsvoll war die Preisstruktur. Neben Einkaufs- und Verkaufspreisen mussten kundenspezifische Nachlässe, Rabattgruppen, individuelle Großkundenkonditionen und Mindestdeckungsbeiträge berücksichtigt werden. Gleichzeitig sollte die Preis-Kommunikation im Shop transparent bleiben – etwa über UVP, BGP-Preis und individuellen Kundenpreis.
Auch die Sortimentslogik war komplex. Manche Kunden sollten nur bestimmte Produkte oder Kategorien sehen, andere benötigten eigene Produktlisten, standortspezifische Einschränkungen oder individuelle Freigabeprozesse. Shopify musste dadurch nicht nur als Onlineshop, sondern auch als kundenspezifisches Bestellportal funktionieren.
Hinzu kamen externe Einkaufsplattformen. Für Systeme wie Onventis, Ariba, FutureLog oder BirchStreet mussten Punchout-Prozesse über OCI oder cXML geprüft und vorbereitet werden. Ziel war, dass Kunden aus ihrer Einkaufsplattform in den Shopify-Shop wechseln, den Warenkorb befüllen und die Bestellung zurück in ihr System übertragen können.
Ein weiteres zentrales Thema waren die Produktdaten. Boehringer Gastro Profi verfügt über ein sehr breites Sortiment mit vielen Lieferanten und stark unterschiedlicher Datenqualität. Marken, Serien, Kategorien, technische Daten, Verpackungseinheiten, Lieferanteninformationen, UVPs, BGP-Preise und kundenspezifische Preislisten mussten strukturiert aufbereitet und in Shopify abgebildet werden.
Umsetzung
Die Umsetzung erfolgte schrittweise entlang der zentralen B2B-Prozesse: Kunden, Preise, Sortimente, Produktdaten, Bestellungen und interne Bedienbarkeit.
Zunächst wurden die Anforderungen aus Vertrieb, Einkauf, Innendienst, Key Account Management und Geschäftsführung aufgenommen und in konkrete Kundenszenarien übersetzt. Darauf aufbauend wurden Shopify und SparkLayer eingerichtet, Preislisten, Kundengruppen, Firmenkunden, Mengenregeln und B2B-spezifische Kaufprozesse konfiguriert.
Bestehende Rabatt- und Preisstrukturen wurden nicht nur übernommen, sondern gemeinsam mit BGP vereinfacht, um die laufende Pflege transparenter und weniger fehleranfällig zu machen. Für ausgewählte Key Accounts wurden individuelle Sortimente und Preislisten angelegt.
Zusätzlich wurde eine Onventis-Punchout-Anbindung aufgebaut und getestet. Kunden können dadurch aus Onventis heraus in den Shopify-Shop wechseln, ihr kundenspezifisches Sortiment mit individuellen Preisen sehen und den Warenkorb an Onventis zurückgeben.
Die Produktdatenmigration erfolgte über strukturierte Importprozesse. Produktdaten, Kategorien, Lieferanten, Preise, Verpackungseinheiten, technische Daten, Marken und Serien wurden schrittweise aufbereitet und in Shopify überführt. Matrixify wurde für Import- und Exportprozesse eingesetzt, Metafelder für BGP-spezifische Artikelnummern, technische Daten, Serien und Herstellerinformationen.
Parallel wurden Navigation, Kategoriestruktur, Marken- und Serienseiten sowie Produktdetailseiten stärker auf den Einkauf im B2B-Kontext ausgerichtet. Ergänzend wurden Preis-Kommunikation, Such- und Filterlogiken, SEO-Grundlagen, Conversion Tracking und Analyse-Tools vorbereitet.
Ein weiterer wichtiger Bestandteil war die Aktivierung der Bestandskunden. Kundendaten wurden importiert, Kundengruppen zugewiesen und Kunden schrittweise per E-Mail eingeladen. Key Accounts wurden zusätzlich persönlich kontaktiert und individuell onboarded.
Zur Unterstützung von Vertrieb und Marketing wurde Brevo eingeführt. Leads aus Shopify, B2B-Anfragen, Newsletter-Kampagnen und CRM-Prozesse können dadurch zentraler gesteuert und nachverfolgt werden.
Parallel wurde das BGP-Team geschult, um den Shop eigenständig zu betreiben – von Produktpflege und Preisimporten über SparkLayer und Kundengruppen bis hin zu Bestellungen, Formularen, Newsletter- und CRM-Prozessen.
Ergebnis
Das Ergebnis ist ein Shopify-B2B-Shop, der die alte Prodexa-Struktur ablöst und als Grundlage für einen skalierbaren digitalen Vertrieb dient. BGP kann Kundengruppen, Preise, Sortimente, Key Accounts und Marketingprozesse nun zentral steuern und schrittweise weiterentwickeln.
