Ausgangssituation
Der Kunde betreibt seit 2018 einen Onlineshop auf Shopware 5. Mit der Ankündigung von Shopware 6 entschließt sich das Unternehmen zunächst zu einer Migration gemeinsam mit einer externen Agentur. Nach hohen Investitionen scheitert das Projekt jedoch ohne verwertbares Ergebnis und endet schließlich im Rechtsstreit. Gleichzeitig rückt das End-of-Life von Shopware 5 näher – inklusive steigender Sicherheits- und Betriebsrisiken. Über eine Empfehlung entsteht der Kontakt zu uns. Mit über 200 Mitarbeitern, internationalen Märkten und zahlreichen internen Stakeholdern war schnell klar: Es ging nicht nur um einen technischen Relaunch, sondern um die strategische Neuausrichtung des gesamten digitalen Vertriebs. Nach strukturierten Workshops, technischer Bestandsaufnahme und der Stabilisierung des laufenden Betriebs entstand Schritt für Schritt ein skalierbares Shopify-PLUS-Setup, das sowohl die Anforderungen von Großkunden, Friseursalons, Außendienstmitarbeitern als auch Endkunden berücksichtigt.
Zentrale Herausforderungen
- Keine technische Dokumentation & dadurch hohe Ungewissheit
- Hohe Abhängigkeit von externen Entwicklungspartnern
- Verunsicherter Kunde durch gescheitertes Vorprojekt
- Zeitdruck durch das bevorstehende End-of-Life von Shopware 5
- Fehlende Verzahnung von B2B, B2C, POS, Außendienst & Messen
- Komplexe Individualentwicklungen ohne skalierbare Struktur
- Legacy ERP Microsoft Dynamics NAV ohne moderne Shopify-Anbindung
„Wie kann eine zentrale digitale Plattform geschaffen werden, die Vertriebskanäle intelligent verbindet, interne Prozesse automatisiert und gleichzeitig die technische Komplexität nachhaltig reduziert?"
Lösungsansatz
Die Migration bildet den Grundstein für die digitale Transformation der United Salon Technologies GmbH. Ziel war nicht nur ein moderner Onlineshop, sondern eine zentrale Plattform zur Harmonisierung sämtlicher Vertriebskanäle – vom Außendienst über Großhandel und Direktvertrieb bis hin zum stationären Verkauf auf Messen. Vertriebskanäle sollten künftig nicht mehr konkurrieren, sondern intelligent miteinander verzahnt werden.
- 1Mitarbeitern ermöglichen, Inhalte und Produkte eigenständig zu verwalten.
- 2Technische Abhängigkeiten deutlich reduzieren.
- 3Großkunden digitale Bestellprozesse mit individuellen Preisen und Sortimenten bieten.
- 4Außendienstmitarbeiter datenbasiert in ihrer Kundenbetreuung unterstützen.
- 5Internationale Märkte über Mehrsprachigkeit zentral steuern.
- 6Bestehende Prozesse automatisieren und skalierbar machen.
- 7Endkunden durch personalisierte Einkaufserlebnisse besser beraten.
- 8Persönliche B2B-Logins mit kundenspezifischen Preisen & Sortimenten.
- 9Dropshipping-Prozesse für Großkunden.
- 10Scherenfinder als interaktive Multi-Step-Beratung.
- 11Integration von POS- und Messeverkäufen.
- 12Automatisierte CRM- & E-Mail-Prozesse via Klaviyo.
- 13Vollautomatisierter Datenaustausch mit Microsoft Dynamics NAV.
- 14Self-Service-Funktionen für Kunden, Außendienst & Support.
Herausforderungen im Detail
Die technische Ausgangslage war durch zahlreiche Individualentwicklungen geprägt, die nur unzureichend dokumentiert waren. Viele Prozesse waren historisch gewachsen und stark von einzelnen Dienstleistern abhängig.
Besonders kritisch war dabei die fehlende Transparenz innerhalb der bestehenden Systemlandschaft. Geschäftslogiken, Schnittstellen und individuelle Erweiterungen mussten zunächst analysiert, rekonstruiert und neu strukturiert werden.
Zusätzlich stellte die Anbindung des bestehenden ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV eine zentrale Herausforderung dar. Eine standardisierte Integration zu Shopify existierte nicht. Deshalb wurde eine individuelle Middleware- und Schnittstellenlogik konzipiert, die einen zuverlässigen Austausch von Produkten, Lagerbeständen, Bestellungen, Kunden- und Preisdaten ermöglicht.
Gleichzeitig mussten unterschiedlichste Vertriebskanäle technisch harmonisiert werden:
- B2B-Shop für Großkunden
- B2C-Onlineshop
- Außendienstprozesse
- POS- und Messeverkäufe
- Internationale Märkte und Preisstrukturen
Darüber hinaus verfügt TONDEO über umfangreiche Produktdaten mit zahlreichen Attributen, Varianten und individuellen Anforderungen an Beratung, Filterlogik und Cross-Selling. Diese Daten mussten nicht nur migriert, sondern für Shopify strukturell neu gedacht werden.
Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Digitalisierung bisher manueller Prozesse. Reklamationen, Ersatzteilanfragen, Seminarbuchungen, Außendienstzuordnungen oder personalisierte Produktkonfigurationen wurden bislang außerhalb des Shops abgewickelt und mussten erstmals zentral integriert werden.
Parallel dazu musste der laufende Geschäftsbetrieb jederzeit stabil bleiben – trotz internationaler Stakeholder, enger Zeitpläne und hoher wirtschaftlicher Relevanz des Projekts.
Umsetzung
Die Migration von Shopware 5 zu Shopify PLUS war weit mehr als ein technischer Relaunch – sie war die vollständige Neustrukturierung der digitalen Vertriebs- und Prozesslandschaft von TONDEO.
Innerhalb von zehn Monaten entstand eine skalierbare Commerce-Plattform, die B2B-, B2C-, Außendienst-, POS- und Messeprozesse erstmals zentral miteinander verbindet.
Im ersten Schritt wurden sämtliche bestehenden Systeme, Datenstrukturen und Individualentwicklungen analysiert und dokumentiert. Darauf aufbauend entstand eine neue technische Architektur mit Shopify PLUS als zentraler Commerce-Plattform.
Ein wesentlicher Bestandteil des Projekts war die Entwicklung einer stabilen Datenschnittstelle zwischen Shopify und Microsoft Dynamics NAV. Über automatisierte Import- und Exportprozesse via FTP wurden Produktdaten, Lagerbestände, Kundeninformationen und Bestellungen vollständig synchronisiert. Ergänzend wurden Mechanismen für Fehlerhandling, Qualitätssicherung und Log-Management implementiert.
Parallel dazu erfolgte die vollständige Migration: Produktdaten, Kundendaten, Contentseiten, SEO-Strukturen, Rankings & Backlinks, internationale Inhalte in fünf Sprachen.
Besonderes Augenmerk lag auf der Benutzerführung und der eigenständigen Bedienbarkeit des Systems. Ziel war es, Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, Inhalte, Kategorien, Landingpages, Cross-Sellings und Produktinformationen künftig ohne externe Entwickler selbstständig zu pflegen.
Neben klassischen Shopfunktionalitäten wurden zahlreiche individuelle Prozesse digitalisiert und integriert.
Zusätzlich wurde das gesamte Marketing- und Tracking-Setup modernisiert.
Durch die neue Architektur konnten technische Abhängigkeiten massiv reduziert und gleichzeitig Performance, Stabilität und Skalierbarkeit deutlich verbessert werden.
Ergebnis
Das Ergebnis ist eine moderne Shopify-PLUS-Plattform, die internationale Vertriebskanäle zentral steuert, interne Prozesse automatisiert und Mitarbeitern die Kontrolle über Inhalte und operative Abläufe zurückgibt. Aus einer historisch gewachsenen und schwer wartbaren Systemlandschaft entstand ein zukunftssicheres Commerce-Ökosystem, das Wachstum ermöglicht statt Ressourcen zu binden.
