Ausgangssituation
Der B2B-Shop pro.apo.com wurde bereits um 2022 auf Shopify aufgebaut und mit SparkLayer um zentrale B2B-Funktionen erweitert. Über die folgenden Jahre entwickelte sich der Shop zu einem relevanten Vertriebskanal mit entsprechend sensiblen Umsatz- und Verfügbarkeitsanforderungen.
Mit dem Wachstum nahm jedoch auch die technische Komplexität zu. Zahlreiche Apps, individuelle Workflows und historisch gewachsene Sonderlösungen griffen ineinander. Eine belastbare Dokumentation fehlte, das technische Wissen konzentrierte sich auf wenige Personen und bei einzelnen Abläufen war nicht mehr eindeutig nachvollziehbar, welche Komponente welchen Prozess steuerte.
Das Setup erschwerte damit sowohl den täglichen Betrieb als auch die Weiterentwicklung. Neue Anforderungen ließen sich nur mit hohem Analyse- und Abstimmungsaufwand umsetzen. Gleichzeitig war ein Ausfall des Shops aufgrund der relevanten B2B-Umsätze geschäftskritisch, sodass jede Veränderung kontrolliert, testbar und ohne Beeinträchtigung des laufenden Betriebs erfolgen musste.
Die besondere Dimension des Projekts ergibt sich auch aus dem Unternehmensumfeld: Die apo.com Group ist eine europaweit aktive Health-Tech-Gruppe und betreibt mehrere Online-Apotheken. Nach eigenen Angaben erzielte die Gruppe 2025 rund 375 Millionen Euro Umsatz, beschäftigt knapp 450 Mitarbeitende an vier europäischen Standorten und führt in neun Online-Shops mehr als 75.000 Produkte.
Zentrale Herausforderungen
- Analyse eines über Jahre gewachsenen, nur teilweise dokumentierten Shopify-Setups
- Reduktion von App-Wildwuchs und technischen Abhängigkeiten
- Sichere Ablösung komplexer Workflows ohne Unterbrechung des laufenden Geschäfts
- Überführung von Wissen aus einzelnen Köpfen in dokumentierte, nachvollziehbare Prozesse
- Weiterentwicklung des Shops bei sehr hoher Sensibilität für Ausfälle und Fehler
- Öffnung des Shops für neue Besucher ohne Preis- und Konditionsfreigabe
- Erhalt der strengen Zugangsprüfung ausschließlich für Ärzte
- Abbildung individueller Sortimente, Navigationen, Preise und Konditionen
„Wie lässt sich ein erfolgreicher, aber technisch schwer skalierbarer Shopify-B2B-Shop konsolidieren und öffnen, ohne sensible Preislogiken, individuelle Kundenszenarien und den laufenden Umsatz zu gefährden?"
Lösungsansatz
Der Shop wurde nicht neu aufgebaut, sondern kontrolliert modernisiert. Zu Beginn wurden sämtliche relevanten Komponenten, Apps, Workflows, Datenflüsse und Abhängigkeiten analysiert. Daraus entstand ein detaillierter Umsetzungsplan, der die Maßnahmen nach Relevanz, Risiko, technischer Abhängigkeit und Nutzen priorisierte.
Statt komplexe App-Strukturen unverändert fortzuführen, wurden Funktionen schrittweise auf native Shopify-Komponenten oder klarer wartbare Lösungen umgebaut. Ziel war nicht die maximale Anzahl an Features, sondern ein verständliches, dokumentiertes und langfristig skalierbares System mit möglichst wenigen unnötigen Abhängigkeiten.
Parallel wurde die gesamte Customer Experience neu gedacht. Der bisherige Shop war vor der Anmeldung praktisch nur über eine Login-Landingpage erreichbar. Künftig sollten auch nicht registrierte Besucher Produkte, Kollektionen und Inhalte entdecken können, ohne sensible Preise oder individuelle Konditionen zu sehen. Dadurch entstand erstmals eine belastbare Grundlage für Suchmaschinenoptimierung, Markenkommunikation und perspektivisches Online-Marketing.
Kernfunktionen
- 1Shopify als zentrale Commerce-Plattform mit SparkLayer für B2B-Funktionen
- 2Öffentlich zugänglicher Produkt- und Content-Bereich ohne Preisanzeige
- 3Verifizierungsprozess für Ärzte mit Prüfung von Arzt- und Identitätsnachweisen
- 4Freischaltung ausgewählter Nutzer nach interner Prüfung
- 5Kundenspezifische Preise, Konditionen und Sortimente
- 6Nutzerbasierte Navigation und individuelle Shop-in-Shop-Ansichten
- 7Neu gestaltete Startseite, Produktdetailseiten, Kollektionen, Navigation und Footer
- 8Flexible Landingpage-Templates für Kampagnen und Fachinhalte
- 9Überarbeiteter Styleguide und Figma-Prototyping
- 10Initiale SEO-Grundoptimierung für den geöffneten Shop
- 11Dokumentierte Workflows, Rollen und Betriebsprozesse
Herausforderungen im Detail
Die größte Herausforderung bestand darin, ein umsatzrelevantes Live-System zu verändern, dessen technische Zusammenhänge nur teilweise dokumentiert waren. Vor jeder Anpassung musste geklärt werden, welche Apps, Skripte, Zahlungsprozesse und SparkLayer-Konfigurationen voneinander abhingen und welche Auswirkungen eine Änderung auf bestehende Kunden haben könnte.
Besonders sensibel waren die B2B-Logiken. Der Shop richtet sich ausschließlich an Ärzte. Nach der Registrierung werden die eingereichten Nachweise sorgfältig geprüft und Nutzer gezielt freigeschaltet. Erst anschließend erhalten sie Zugriff auf Preise, individuelle Konditionen und die für sie vorgesehenen Sortimente. Diese Zugangs- und Berechtigungslogik durfte durch die Öffnung des Shops keinesfalls aufgeweicht werden.
Zusätzliche Komplexität entstand durch kundenspezifische Shop-Erlebnisse. Unterschiedliche Nutzer sehen je nach Freigabe eigene Sortimente, Preise und Navigationsstrukturen. Der Shop musste deshalb gleichzeitig als öffentlich sichtbarer Produktkatalog, geschütztes Bestellportal und individuell konfigurierter B2B-Vertriebskanal funktionieren.
Auch das Redesign musste unter laufendem Betrieb erfolgen. Neue Templates, Navigationen und Produktdarstellungen wurden zunächst prototypisch in Figma entwickelt und anschließend kontrolliert in den Shopify-Dev-Shop übertragen. Um Umsatzrisiken zu minimieren, wurden Änderungen stufenweise umgesetzt, gespiegelt, getestet und erst nach vollständiger Qualitätssicherung veröffentlicht.
Umsetzung
Zu Projektbeginn erfolgte eine technische und prozessuale Bestandsaufnahme. Apps, Zahlungsanbieter, Workflows, Datenstrukturen, SparkLayer-Konfigurationen und operative Abläufe wurden bewertet. Ungenutzte Anwendungen wurden identifiziert, Abhängigkeiten dokumentiert und für jede Maßnahme ein kontrollierter Migrations- oder Ablösepfad definiert.
Komplexe Workflows wurden schrittweise in eine konsolidierte Architektur überführt. Wo möglich kamen native Shopify-Funktionen zum Einsatz; verbleibende Apps wurden auf ihren klaren fachlichen Zweck reduziert. Parallel wurden Zahlungsprozesse und die Weitergabe transaktioneller Kosten analysiert sowie Produktstammdaten und Importprozesse für eine spätere Skalierung vorbereitet.
Für das Redesign wurden zunächst Prototypen und ein erweiterter Styleguide entwickelt. Anschließend entstanden eine neue Startseite, überarbeitete Produktdetailseiten, Kollektionen, Navigation, Footer, Landingpage-Templates und individuelle Shop-in-Shop-Ansichten.
Der Shop wurde für nicht angemeldete Besucher geöffnet, während Preise und Konditionen konsequent geschützt blieben. Die bestehende SparkLayer-Logik für B2B-Kunden wurde in das neue Erlebnis integriert. Verifizierte Ärzte können nach Freischaltung ihre individuellen Sortimente, Preise und Konditionen nutzen.
Parallel wurden initiale SEO-Maßnahmen umgesetzt. Regelmäßige Update-Meetings, Support, Dokumentation und Shopify-Schulungen begleiteten die technische Umsetzung und verteilten das Wissen auf eine breitere organisatorische Basis.
Vor der Veröffentlichung wurden zentrale Nutzerwege, Registrierung, Verifizierung, Freischaltung, Preise, Sortimente, Navigationen, Zahlungsprozesse, SparkLayer-Funktionen und responsive Darstellung umfassend getestet. Die Umsetzung erfolgte in einem gespiegelten Dev-Setup und wurde erst nach erfolgreicher Qualitätssicherung in den Live-Shop überführt.
Ergebnis
Mit dem modernisierten apo pro Shop steht der apo.com Group eine deutlich besser strukturierte und skalierbare B2B-Commerce-Plattform zur Verfügung. Historisch gewachsene Abhängigkeiten wurden transparent gemacht, unnötige Apps reduziert und zentrale Funktionen in nachvollziehbare, wartbarere Prozesse überführt.
Das vollständige Redesign verbessert Orientierung und Produktentdeckung für Ärzte. Gleichzeitig ist der Shop erstmals auch vor der Anmeldung als Produkt- und Markenwelt zugänglich. Preise, Konditionen und individuelle Sortimente bleiben weiterhin konsequent hinter dem verifizierten B2B-Zugang geschützt.
Die neue Architektur schafft damit zwei zentrale Voraussetzungen für weiteres Wachstum: Intern lassen sich Betrieb, Support und Weiterentwicklung auf mehr Personen verteilen. Extern können SEO, Content und perspektivisch Online-Marketing genutzt werden, ohne die regulatorischen und vertrieblichen Anforderungen des geschlossenen Ärzte-Shops zu kompromittieren.
